2017年6月26日 更新

仕事の引き継ぎで抑えておきたいポイント

転職や結婚を機に現在勤めている会社を退職する際に、必ず発生するのが引き継ぎ業務です。会社にとってもこの引き継ぎはとても重要であるため、いかにスムーズかつ確実な引き継ぎができるか、力量が試される場面でもあります。会社に迷惑をかけることなくすっきりと退職できるような引き継ぎをするためには、どのようにすればいいのでしょうか。

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退職を決めたら引き継ぎ準備を始めよう

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上司に退職願を出し、承認されることで退職は決定しますが、その時同じ部署の同僚にも退職の報告をしておくことが大切。なぜならば、自分の仕事を引き継ぐのは同僚の誰かである可能性が高いため、できるだけ退職するまでは円満な関係を築いておくことが求められるからです。

後任者が決定次第、仕事の引き継ぎが開始されます。その際、自分も相手も通常業務で忙しいため、なるべくスムーズに引き継ぎができるよう「引き継ぎスケジュール」を作成しておくといいでしょう。また、口頭のみで引き継ぎ内容をすべて伝えるのはなかなか骨の折れる作業のため、予めマニュアルやレジュメを用意しておいて、より円滑な引き継ぎを心がけましょう。

社内で引き継ぎをする際抑えておきたいポイント

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自分が退職することで、周囲に少なからず負担や迷惑がかかるということを強く意識することがまず大切。謙虚な姿勢で対応しましょう。
社内で引き継ぎを行う際注意しておきたいポイントは、自分の後任者が誰で、どのような仕事を引き継ぐのかということを、周りの人間(同僚、部下など)にしっかり伝えるということです。そうすすることで、引き継ぎ後に無用なトラブルが起こることも減るだけでなく、引き継ぎの協力をしてくれる可能性もあります。

また、後任者へ引き継ぎ内容の説明が終わったらそれだけで終わらせるのではなく、少なくとも一度は後任者と一緒に業務を行ってみることも大切です。実際にやってみて、口頭だけでは伝わり切らない部分というのが多々あるということも判明します。そうした部分を共に作業をすることで把握し、改めて教え直したり、マニュアル等へ追記したりすることで、より引き継ぎの精度は上がっていくでしょう。

社外で引き継ぎをする際抑えておきたいポイント

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他社と共同で案件を進めている場合には、その担当者との間でも引き継ぎ作業を行う必要があります。まずは前もって電話やメールで担当者に自分が退職する旨を伝え、後任に引き継ぐことを丁寧に伝えましょう。その後引き継ぎの挨拶を後任者とともに行い、退職のお詫びをすると同時に、後任者と取引先の担当者とで顔合わせさせておくことが重要となります。ここの引き継ぎをしっかりと行っておけば、他社からネガティブなイメージを持たれることは軽減するでしょう。

直接挨拶することができないお世話になった社外の人には、退社することを知らせるあいさつ状を出すことが大切です。ハガキを出すのが最良と思われますが、かなりの手間がかかってしまうため、時間がない場合には最低限メールは送りましょう。その際、お決まりのフレーズを並べるのではなく、オリジナルな言葉で思い出などを綴ると相手の印象も良くなります。

スムーズな引き継ぎを心がけましょう

引き継ぎをする際、今までお世話になった会社へ迷惑を極力抑えて引継ぎを完了することが大切です。周囲への負担を極力少なくスムーズに行う努力は必要です。前もってマニュアルなどを作成して、段取りを自分でもよく考えておくなど、引き継ぎを開始してから困ったことが起こらないよう、万全の準備をしておきましょう。
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カジスマ編集部 カジスマ編集部