2018年9月25日 更新

仕事の効率を上げるコツとは?

誰もが一度は、「もっと効率よく仕事をこなせるようになりたい」と思ったことがあるのではないでしょうか。特に近年は、長時間労働を減らす動きが活発化しているため、限られた時間の中でいかに成果を上げられるかという点がビジネスマンとしての評価に直結します。そこで今回は、仕事を効率よく、円滑にこなすためのコツをご紹介します。

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メモやTo Doリストは「キレイに書く」ことにこだわらない

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ビジネスマンであれば、普段から手帳やミニノートを持ち歩いてメモを取っているという方は多いでしょう。そういった習慣は大切ですが、中には「メモを取る」ことや「To Doリストをつくる」ことに時間をかけすぎている人が見受けられます。

他の人に見せる書類はできるだけわかりやすく、キレイにつくることが不可欠ですが、メモやTo Doリストはあくまで自分自身のためのもの。自分が内容を理解できる程度であれば、どれだけ乱雑でもかまいません。メモもTo Doリストもあくまで仕事を効率化するための「手段」にすぎないので、作成にかける時間は最低限に留めましょう。

テンプレートをつくっておく

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ビジネスメールや書類は、時間があるときにテンプレート化しておくことをおすすめします。テンプレートがあれば挨拶文などで、いちいち頭を悩ませる必要がなくなるため、文章作成にあてる時間が大きく短縮できるでしょう。
どんな文章をつくったらよいかわからない場合は、あれこれ悩まずインターネットでテンプレートを見つけ出して流用する方が効率的です。

また、パソコンの辞書登録機能を活用し、よく使う文章(例:「いつもお世話になっております。株式会社○○の××です。」)が短い単語を打つだけで現れるようにしておくのも有効。簡単な方法ですが、時間と手間の削減には確実な効果があります。

整理整頓を心がける

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ベストセラーになったあるビジネス書によると、なんと「平均的なビジネスパーソンは探し物をするためだけに1年間に150時間(=19日間)も浪費している」とのこと。普段からデスク周りやバッグの中を整理整頓しておくことで、必要なものを必要なときにさっと取り出すことができるようになり、探し物をする無駄な時間を削減できます。

整理整頓が苦手な方は、せめて「よく使うもの」をスムーズに取り出せるように、必ず決まった場所に入れておくことを心がけましょう。

小さな工夫の積み重ねで効率はグンとアップする!

今回ご紹介した効率アップのコツは、一つひとつは些細なもの。しかし、毎日これらを実践することで、無駄な時間は大幅に削減できます。ぜひ普段から意識し、効率よく仕事をこなしましょう。
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カジスマ編集部 カジスマ編集部