仕事を効率的に行える人と行えない人の決定的な違いとは？

仕事の効率が悪い人の特徴としてあげられるのが、時間がないにもかかわらず、すべてを処理しようとしているということ。これは一見、効率が良いやり方を追求しているようですが、優先順位を付けられずに効率が悪くなってしまっていることが多いようです。

また完璧主義者である故に、精度にこだわって時間をかけすぎてしまい、時間がかかった上にきちんと仕上がっていないケースもあります。丁寧に仕事を仕上げることはもちろん大切ですが、それと同じくらいに早く仕上げることも大切なポイントです。

さらに、仕事の全体を見ることができない人も効率が悪くなる傾向があるようです。たとえば、メモをとるのに夢中になり、話しがきけていなかったりと、細部に囚われすぎると、全体が見えなくなる傾向があります。細部に囚われすぎた仕事は全体的な効率が悪いと見なされてしまうのです。

仕事の効率が良いと、複数のタスクを同時にできることにつながります。人は誰でも1日24時間しかもっていないので、複数のタスクを同時にこなしながら効率的な仕事が出来ることで、明らかに他の人と差がでてきます。

また悪い例で挙げた通り、仕事は細部だけを見るのではなく、全体を見渡せるようにならなければなりません。全体像が見えていると、仕事の優先順位も自然とつけることができるものです。

仕事の効率を改善する方法のひとつに断捨離があります。その名の通り、必要のないものは捨て、執着しないようにしましょう。効率の悪い人は、すべてのものを溜め込む傾向があり、必要なものと不要なものの区別ができないという傾向があります。

また、メールの回数を減らすということもポイントです。メールの返信に追われていると仕事をしている気分になりがちです。メールチェックする回数や時間を決めて、それ以外の時間は他の業務に集中することで効率が改善されるといわれています。

今回ご紹介したように、効率の良い仕事が出来るか否かは、仕事の全体を見ることができ、取捨選択を上手に行うことで、ものごとに優先順位がつけられるかどうかにかかっています。仕事をする上で、これらの視点を意識して、自分の仕事のやり方を点検してみましょう。