2019年8月27日 更新

仕事で避けては通れない!電話応対のコツ

業種にもよりますが、基本的に仕事をしていくうえで避けて通れないのが電話応対です。しかし、相手の表情が見えないなかでのやりとりは難しいものがあり、なかには「電話応対が苦手……」という人もいると思います。そこで今回は、電話応対のコツについてご紹介していきます。

電話応対の重要性

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仕事の電話応対は苦手だからといって、避けて通れるものではありません。最近ありがちなケースとして、メールのみでやりとりを終わらせようとしたり、なかにはSNSで済ませたりする人もいます。しかし、大事な案件であればあるほど、誠実さやこちらの人となりを伝えるためにも、必ずこまめに電話をしておく必要があります。

もちろん、電話をすればメールはしなくてもいいというわけではありません。電話のみだと話した内容が記録に残らないため、話し合った内容のメールを送っておくという習慣は付けておくのが大切。また、向こうのメールに対しては必ず返信をするようにしておくと、コミュニケーションを深めていく効果も期待できます。

苦手な人も多い電話応対

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仕事を円滑に進めていくうえで電話応対は必要不可欠であるとご紹介しましたが、一方でその電話応対が苦手という人は少なくありません。相手の表情が見えないなかでのやりとりはごまかしが利かず、うまくコミュニケーションをとっていかないと誤解が生じる恐れがあります。

また、電話中は案件内容やお互いの事情、取引先の名前などをしっかり記憶しておかないと、なかなか会話がスムーズに進まず、相手側から悪印象を抱かれてしまうケースもありえない話ではありません。

こうした理由から、「電話が鳴るだけでビクビクする」「なるべく電話は避けたい」と考えてしまう人が多くいるようです。

覚えておきたい電話応対のコツとは?

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電話応対が苦手な人は数多くいますが、かといって避けて通れる道ではありません。そのため、しっかり電話応対のコツをつかみ、慣れていく必要があります。覚えておきたいのは正確さ・丁寧さ・滑らかさです。まずは事前にメモを準備しておき、相手からの重要な言葉はしっかり書き残すことで、聞き返しが発生しないようにしておきましょう。

また、声のコミュニケーションであっても、丁寧に言葉の表情を意識していくことが大切。たとえ相手が見えなかったとしても、顔の表情は意識しておく必要があります。また、仕事の電話で大切なのは「結論から話すこと」です。ダラダラと話してしまうのではなく、結論から始める姿勢を意識して、会話に滑らかさを出していきましょう。

しっかりコツをつかみ積極的に電話応対をしていこう!

ビジネスのうえで電話応対は避けては通れない業務です。少しでも早くコツをつかみ、電話応対に慣れたうえで、積極的に電話をしていくようにしてください。
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